Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.
Правильная процедура уничтожения документов, срок хранение которых истек: экспертиза ценности, акт об утилизации и законодательное регулирование
- закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
- правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
- приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
- приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
- постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).
В процессе деятельности организации создается огромное число документов. И несмотря на то что любой документ имеет свой срок хранения, многие работники продолжают «складировать» документы, срок хранения которых давно истек. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения — Дело
Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению | Статья в журнале «Молодой ученый»
- учредительные документы компании;
- списки учредителей, реестры акционеров;
- положения о структурных подразделениях фирмы;
- трудовые договоры с сотрудниками;
- штатные расписания;
- приказы о приёме на работу, увольнении, перемещении на другую должность;
- договоры о материальной ответственности;
- бухгалтерские балансы;
- протоколы совещаний, проведённых генеральным директором (за исключением оперативных).
После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).
Систематизация, архивация и уничтожение кадровой документации — Юридические вопросы
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов п. под таблицей указывается общее количество документов.
В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.
Хранение акта
- Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
- Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
- После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
- Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
- Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
- После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.
*(1) В дела группируются схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации. Дело является единицей хранения, подлежащей архивному учету (п. 2.9, 3.3 Правил N 526). Порядок формирования дел установлен п.п. 4.19 — 4-30 Правил N 526. Электронные документы вносятся в отдельные описи.

Сроки хранения кадровых документов на примере
Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.
Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009 2016 годы не придется. Единственным недостатком признана затратность метода.
Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой
Что содержится в первой части акта
- произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
- осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
- изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.
При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Вопрос из практики:
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.
В процессе деятельности организации создается огромное число документов. Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу.
Порядок уничтожения документов
Содержание статьи:
- 1 Правильная процедура уничтожения документов, срок хранение которых истек: экспертиза ценности, акт об утилизации и законодательное регулирование
- 2 Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения — Дело
- 3 Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения
- 4 Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению | Статья в журнале «Молодой ученый»
- 5 Систематизация, архивация и уничтожение кадровой документации — Юридические вопросы
- 6 Хранение акта
- 7 Сроки хранения кадровых документов на примере
- 8 Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой
- 9 Что содержится в первой части акта
- 10 Вопрос из практики:
- 11 Порядок уничтожения документов
Отстоять ваши права → Обращение в банк → Налоговая служба → Получение документов → Необходимые данные → Как выставить счета → Нормативная база → Ведем учет→ Законы и право