Уничтожение Бухгалтерских Документов с Истекшими Сроками Хранения • Сколько хранить

В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (перечень 2010 года распространяется на документы, созданные в 2010 году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году);
• Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Экспертиза ценности документов проводится путем полистного просмотра дел. Недопустимо определять срок хранения дел только на основании заголовков. На документы постоянного срока хранения, по личному составу и временного (свыше 10) лет хранения, отобранные на дальнейшее хранение, составляются описи дел.

Уничтожение бухгалтерских документов: составляем акт

Уточним, что проведение рассматриваемой процедуры уничтожения бухгалтерских документов – это право, а не обязанность предприятия. Но когда принимают решение о прекращении их существования, нужно соблюдать правила. Иначе контролирующие органы будут толковать статус документов как «в наличии». Однако при поступлении запроса на них – предъявить нечего.
Что представляет собой акт об уничтожении документов. Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации.

Правильная процедура уничтожения документов, срок хранение которых истек: экспертиза ценности, акт об утилизации и законодательное регулирование

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

Акт об уничтожении документов — Образец, бланк 2024 года

• созданные внутри компании, которые не выходят за ее пределы и хранятся внутри фирмы;
• разработанные внутри компании, но предназначенные для контрагентов (исходящие);
• разработанные иными компаниями, но подлежащие хранению внутри компании (входящие).

Налоговый кодекс Российской Федерации регулирует все вопросы, связанные с ценными бумагами, относящимися к налоговой декларации. Порядок архивирования и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете № 129 от 21 ноября 1996 г. Список № 41, действующий с советских времен (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г и опубликован Росархивом 6 октября 2000 г. ), содержит перечень сроков хранения различных видов документации.

Как не запутаться с датой акта

Способ уничтожения зависит от отраслевой специфики и принятой в организации практики уничтожения документов, а также от финансовых возможностей компании. Основными методами утилизации документов с истекшим сроком хранения является шредирование, сжигание и выездное уничтожение документов. После уничтожения документов оформляется акт соответствующего образца.
В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности. Решение принимают в присутствии руководства на основании соответствующего положения о комиссии.

Сколько хранить

Чтобы не нарушать требования законодательства и случайно не удалить документы, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно рассчитать эти сроки. При этом учтите следующее. Перед уничтожением ящиков с датой регистрации в 2010 г. и с более поздними сроками хранения документы должны быть сверены с перечнем, утвержденным Постановлением Росархива № 236 от 20.12.2019 г или приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. 558 .

Документы, уничтоженные раньше срока: можно ли наказать начальника?

• отправить документы для обработки (утилизации) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужной бумаги с помощью шредера;
• сжечь (однако этот вариант может вызвать проблемы с пожарными).

Если на бухгалтерские документы установлен срок хранения 10 лет, то они относятся в документам текущего характера и архивный фонд организации включаться не должны. На протяжении 10 лет они хранятся в одном из структурных подразделений компании, в после окончания данного срока подлежат уничтожению. (Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015).

Какие документы лучше продолжать хранить

Отдельно стоит остановиться на особенностях уничтожения бухгалтерских документов. Несмотря на то, что сроки их хранения также установлены списком 2010 г., и они и подлежат общему порядку архивирования и уничтожения документов в соответствии с Законом No. 125-ФЗ, есть еще многочисленные нормативные документы и требования, которые необходимо учитывать.
Бывают обстоятельства, при которых не стоит избавляться от документов, даже с истекшим сроком. Ответственность компаний за нарушение правил уничтожения документов.

Заключение

Важно! Довольно большую популярность в последнее время получает электронный документооборот. Такие файлы, а также заархивированная база программных продуктов также подлежит длительному хранению.

Как составить акт об уничтожении документов

• личные дела руководителей организации и коллективные договоры хранятся постоянно;
• личные карточки, оформленные на сотрудников, и трудовые договоры с ними хранятся 75 лет;
• оригиналы удостоверений, аттестатов, дипломов и других личных документов сотрудников организации хранятся 50 лет;
• документы о состоявшихся командировках, отчёты о мероприятиях по технике безопасности, материалы по охране труда хранятся 5 лет;
• записи о трудовой дисциплине, а также документы, которыми фиксируется стаж работников, хранятся 3 года;
• журналы учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 1 год.

Со временем организации и ИП накапливают большой объем документации, которая становится невостребованной либо уже нет обязанности ее хранить. Возникает вопрос: как провести уничтожение бухгалтерских документов? Важен правильный подход к этой процедуре. Иначе есть риск получить серьезные претензии от налоговиков и других проверяющих.

Бухгалтерские документы

Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.
Сроки хранения и порядка уничтожения бухгалтерских документов. Документы, уничтоженные раньше срока можно ли наказать начальника.

Какие документы можно утилизировать?