Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Новые Правила работы архивов и электронные документы — Управление персоналом

  • наименование организации (полное, сокращенное);
  • номер фонда;
  • номер описи электронных дел, документов;
  • номер дела по описи;
  • отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
  • крайние даты документов электронного дела;
  • дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Зачем и как нужно хранить документы в электронном архиве

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

налоги

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку.

А вы честно платите налоги?
ДаСтараюсь платить

Таким образом, можно выделить два вида электронных документов: 1) простые (электронные копии документов, электронная переписка и т.д.); 2) заверенные электронной подписью. К ним могут быть отнесены документы, передаваемые по системе «Клиент-Банк», разного рода отчетность, документы, подаваемые для участия в электронных торгах, и т.д.

Хранение электронных документов: особенности, сроки, организация архива

  • в течение 6 лет — п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ);
  • 75 лет (в части индивидуальных сведений) — ст. 905 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

В судебной практике также была высказана позиция, согласно которой арбитражному суду необходимо учитывать электронные доказательства с иными, в частности, письменными доказательствами. Такая потребность существует вне зависимости от того, предусмотрен ли между сторонами электронный документооборот договором или нет (например, Определение ВАС РФ от 15 марта 2010 г. N ВАС-2621/10).

эксперт
Мнение эксперта
Старший бухгалтер Черноволов Василий Петрович
Если у вас появились вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Новые правила хранения электронных документов • Шаг 4 описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе. Потребуется тратить время на оформление повторного документа. По всем сложным вопросам обращайтесь ко мне за бесплатной консультацией, я отвечу в течение рабочего дня!

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году

Пунктом 20 Порядка N ММВ-7-2/168@ установлено, что истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого требования о представлении документов, подписывается электронной цифровой подписью налогоплательщика и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа.
Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации. Приказом Минкультуры утверждена форма номенклатуры дел.

Сроки хранения документов в электронной форме

Электронное хранение документов в организации (Мухина М. С. )
Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Какие документы нельзя хранить в электронном виде.
Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

В каком виде передать электронный документ в архив

1. Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы.
2. Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?
3. Автоматические системы управления документами.
4. Разработка регламента электронного архива.
5. Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

эксперт
Мнение эксперта
Старший бухгалтер Черноволов Василий Петрович
Если у вас появились вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Как хранить электронные документы • Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов. Например , нормативные акты предписывают хранить расчет по форме РСВ-1 ПФР. По всем сложным вопросам обращайтесь ко мне за бесплатной консультацией, я отвечу в течение рабочего дня!

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.
Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ п. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах.

Как уничтожить электронный документ

Кто отвечает за определение сроков хранения документов
Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя. Вопросы Можно ли хранить в электронном виде названные документы.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Требования к хранению документов в электронной форме

Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.
Планы и сметы финансирования, финансовые отчеты имеют непрерывное хранение;. В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Как уничтожать документы: этапы процедуры

  1. Личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
  2. Информация о несчастных случаях на производстве – 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
  3. Планы и сметы финансирования, финансовые отчеты имеют непрерывное хранение;
  4. Гарантийные письма и акты о проведенных проверках касс – должны храниться 3 года;
  5. Акты о проведенной проверке финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.
Планы и сметы финансирования, финансовые отчеты имеют непрерывное хранение;. В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке.

🟠 Проходите наш опрос и получайте консультацию бесплатно:

🟠 Если у вас есть вопрос, введите его в форму

Оцените публикацию:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *