Как Отразить Командировку в Авансовом Отчете • Важное о сроках

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Авансовый отчет по командировке: образец и правила оформления

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Как правильно оформить авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.
Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2018 году. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке.

Ситуация	Проводка
Покупка работником материалов	Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров	Дт 41 – Кт 71
Списание суточных	Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия	Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет	Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои	Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи	Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника	Дт70 – Кт 94

Командировка сотрудников: документы, суточные, компенсация расходов

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения

• билеты на наземный транспорт;
• авиабилеты;
• чеки и квитанции о приобретенных товарах и услугах;
• форма командировочного удостоверения (если компания использует ее при отправке своих сотрудников);
• договор о найме помещения для проживания или документы из гостиницы;
• доклад о выполненных задачах.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма ао-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы? Трудовой

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.
Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Бухгалтерские записи операции «командировка»

информация о компании, которая предоставляет денежные средства;
• общие сведения о командируемом сотруднике, который получает аванс или компенсацию;
• конкретный объем средства (цифрами и прописью);
• цели, на которые сотрудник получает финансовые средства;
• конкретизированные затраты, которые субъект понес в своей деловой поездке. В данном пункте также должна быть ссылка на прилагаемые оправдательные документы. Помимо прочего, авансовый отчет должен содержать визы представителей бухгалтерского подразделения, которые предоставили лицу деньги.

руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.

Дополнительные материалы

Средства на командировочные расходы могут предоставляться в качестве аванса, либо постфактум, в качестве компенсации. В любых обстоятельствах командируемый сотрудник должен по завершении поездки составить отчет, в котором будут отражены все траты. К данному документу также должны прилагаться оправдательные бумаги, подтверждающие факты проживания, проезда, питания и т.д.
Нужно показать, куда израсходованы денежные средства, полученные для служебной поездки. Скидка 20 на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера.

Авансовый отчёт. Бланк и образец 2019 года

Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

• В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
• Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
• «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
• В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
• В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
• Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
• Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
• Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
• Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
• Руководитель проверяет и подписывает.

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Правила по составлению отчета

Главный законодательный акт, который регламентирует методы и правила составления и предоставления авансовой отчетности — Указание «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. Банка России. Он четко устанавливает правила и условия для юридических лиц, ИП и субъектов малого бизнеса.
Все расходы должны быть подтверждены документально. Инструкция составляем авансовый отчет по командировке.