Где Хранятся Документы по Личному Составу • Государственный архив

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения кадровых документов, Кадровый архив, Личная карточка работника.

1. Для каждого типа документов формируются отдельные папки — для приказов, протоколов, личных дел и так далее. Папки снабжаются заголовками, которые отражают номенклатуру.
2. Учетные номера даются всем делам и в папки вкладывается опись.
3. Для текущего хранения обеспечивается безопасное место — в запертом шкафу или сейфе.
4. Каждый лист дела подшивается и нумеруется. После этого место прошивки фиксируется печатью организации и ставится подпись (подписи) ответственных лиц.
5. Каждое дело обязательно должно иметь внутреннюю опись.
6. Обложка всех документов должна содержать реквизиты — названия, сроки хранения, даты.

Помимо этого, необходимо понимание того факта, что только на основании хранящихся документов по личному составу, можно восстановить какие-либо исторические данные. Именно для кадровых документов законодательством установлены наиболее продолжительные сроки хранения. Понятно, что эти бумаги нельзя терять, а также они должны находиться в надлежащих условиях.

Документы по личному составу — виды, состав, хранение, уничтожение

После 1930 года информацию в анкету вносят сдержано и очень осторожно. Указать, что отец был почетным гражданином, потомственным дворянином или хотя бы имел торговую лавку было равносильно приговору. Поэтому писали что-то вроде «из рабочих» или «крестьянин», что являлось правдой, но договаривалось лишнего.
Документирование увольнения работника производится по следующей схеме. Существует два вида первичных документов по личному составу.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Хранение документов по личному составу

• формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу лФормирование и оформление дел»);
• экспертизу ценности документов и дел;
• описание дел, передаваемых в архив фирмы;
• передачу документов в архив фирмы.

Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.

Организация хранения и использования документов по личному составу в ведомственных архивах предприятий и организаций

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет. Архивные справки, выписки и копии выполняются, как правило, на бланке организации.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Тема 6. Документация по личному составу — Студопедия

Студентам необходимо обратить внимание на то, что социально-правовой запрос – это обращения граждан, связанные с социальной защитой и пенсионным обеспечением граждан. В поступившем запросе гражданин обязательно указывает фамилию, имя, отчество, год и дату рождения, должность и время работы в организации, а также свой домашний адрес и телефон, перечень запрашиваемых документов.

Хранение документов в кадровой службе

Все дела по личному составу предварительно проверяются сотрудниками архива. При этом особое внимание уделяется правильности их формирования, соответствия заголовков дел номенклатуре, качеству их подготовки для передачи на длительное хранение. Недостатки в формировании дел и их обработке обязаны устранить работники кадровой службы.
Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему. Один экземпляр справки отправляется заказчику, второй обязательно остается в архиве.

Моя бабушка, Иванова (в девичестве Петрова) Александра Николаевна (1938г.р.), и мой дед, Иванов Иван Иванович (1938г.р.), работали на Заводе (полное название завода или предприятия) г.В, предположительно, в 1959-1961гг. Должности и точное место их работы мне не известно. (место работы известно из сохранившихся старых писем от сестры Иванова И.И., поэтому даты являются лишь предположением).

Документы по личному составу — Как написать историю своей семьи?

• Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении – 5 лет.
• Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) – постоянно;
• Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников – 75 лет. Для руководящего состава – постоянно;
• Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;
• Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.
• Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Дела передаются в архив при том условии, что экспертно-проверочная комиссия архива утвердила и согласовала это. Прием-передача бумаг в архив ведется в присутствии ликвидируемого предприятия. Этот процесс длится довольно долго, потому что состояние документов проверяется путем их визуального осмотра. После этого составляется соответствующий акт.

Документы учета личного состава

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.
Анкета ответственного работника из личного дела Донова Константина Николаевича, 1920 год. Каждое дело обязательно должно иметь внутреннюю опись.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Оплата за хранение в государственном архиве

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.

Мнение эксперта

Старший бухгалтер Черноволов Василий Петрович

Если у вас появились вопросы, задавайте их мне!

Задать вопрос эксперту

Как запросить личное дело на работе родственника • Сегодня закрывается и ликвидируется очень много предприятий. Как и в наши дни, на каждого сотрудника заводилось личное дело с основными сведениями. По всем сложным вопросам обращайтесь ко мне за бесплатной консультацией, я отвечу в течение рабочего дня!

Личное дело

В случае ведения судебного разбирательства необходимо письменное обращение суда. При этом запросы, исходящие от органов государственной власти, местного самоуправления, суда, прокуратуры, федеральной службы безопасности, исполняются в первоочередном порядке. То же относится к запросам лиц, относящимся к льготным категориям граждан.
Отличительная особенность дореволюционных документов оформление только на мужчин. Документы о проверке работы с кадрами доклады, сводки, справки, сведения постоянно;.

Сроки хранения основных кадровых документов: