Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).

Для чего нужна опись документов.

  • Номер по порядку.
  • Индекс конкретного документа.
  • Дата.
  • Заголовок и краткое содержание документа.
  • Номера листов.
  • Дата, когда документ был включен в личное дело.
  • Примечание для особых заметок.

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Опись дел постоянного хранения | Делопроизводство

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация. У нас в организации большое количество интересных фото и видеодокументов.

налоги

В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см. образец – приказы).

А вы честно платите налоги?
ДаСтараюсь платить

Опись дел постоянного хранения | Делопроизводство

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

эксперт
Мнение эксперта
Старший бухгалтер Черноволов Василий Петрович
Если у вас появились вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Составление описи документов: бланки, примеры и описание. • Справа указываются данные адресата наименование компании и Ф. в электронном виде на ресурсе таких очень много , принцип сортировки-по мероприятиям. По всем сложным вопросам обращайтесь ко мне за бесплатной консультацией, я отвечу в течение рабочего дня!

Индекс документа в описи личного дела что это — Твой юрист

Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Находясь не на своем месте, она вылетает из поля зрения. Помощь оформление документов личного дела работника внутренняя опись.

Описание дел. Виды описи — Студопедия

Составление описей на дела по личному составу.
Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически — функциональному или хронологически — номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем — в следующей последовательности: Архив организации комплектуется документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения.
Опись дел временного хранения – учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

  • подписывает составитель описи и ответственный за архив;
  • рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации (см. образец протокола заседания экспертной комиссии);
  • только для организаций-источников комплектования государственных (муниципальных) архивов: представляют на рассмотрение в соответствующий архив (ЭПК);
  • утверждает руководитель организации.

В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы: Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.
Их совокупность в описании каждого дела называется описательной статьей. Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении.

Примечание (делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.) Итоговая запись (цифрами и прописью указывается количество документов, количество листов внутренней описи.) Внутренняя опись представлена в приложении 20.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
  3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
  4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
  5. Номера листов.
  6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
  7. Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как должны составляться описи дел пост. хранения на документы, которые должны храниться постоянно в соответствии с Законом «О государственной тайне»? Указываются ли в описи фамилии, либо только категория дела, количество листов, дата? И каким образом данная опись должна быть согласована с районным архивом?

эксперт
Мнение эксперта
Старший бухгалтер Черноволов Василий Петрович
Если у вас появились вопросы, задавайте их мне!
Задать вопрос эксперту
Особенности описи дел постоянного хранения • Требования к составлению описи документов личного дела. Опись можно считать законченной, если количество заголовков в ней стало четырехзначным. По всем сложным вопросам обращайтесь ко мне за бесплатной консультацией, я отвечу в течение рабочего дня!

Правила составления описи документов

Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения.
При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:
Справа указываются данные адресата наименование компании и Ф. В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело.

Тонкости архивации

Личное Дело сотрудника

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

в электронном виде на ресурсе таких очень много , принцип сортировки-по мероприятиям.

🟠 Проходите наш опрос и получайте консультацию бесплатно:

🟠 Если у вас есть вопрос, введите его в форму

Оцените публикацию:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *